Servicios
El módulo de Servicios maneja el proceso de provisión de servicios a clientes, incluyendo:
- Facturación automática, diferimiento y reconocimiento de ingresos por contratos repetitivos, manejo
- Diferenciación de sujetos u objetos de contrato, por ejemplo, dentro de un cliente, considerar afiliados, personas asistidas, equipos en mantenimiento, etc.
- Costeo de horas de servicio de colaboradores de acuerdo al rate horario del nivel de cada uno
- Clasificación de ingresos y costos de acuerdo al Proyecto, permitiendo así conocer la rentabilidad de determinados negocios en particular
Proceso
Ingresos Recurrentes
Todo Contrato con un cliente, tiene asociado un Ciclo de facturación, de esta forma, se agrupan los mismos para su facturación en determinadas fechas.
Teniendo esto en mente, para cada período contable, se crea el esquema de facturación y devengamiento asociado a cada ciclo, el que permitirá prever los montos a facturar o reconocer en cada mes.
Cada ciclo de facturación del mes, tendrá una indicación de la cantidad de facturas a emitir y la cantidad a devengar, teniendo una acción para ejecutar cada una de ellas.
Las facturaciones no son emitidas automáticamente, sino que quedan en estado borrador, para que se confirme su emisión definitiva.
Ingresos por avance del servicio
Determinados servicios tienen su facturación independiente del momento en que se ejecutan las tareas inherentes a la prestación del mismo. Éstos se referencian como un Proyecto con "avance", de esta forma, mes a mes se deberá indicar el avance que el proyecto ha tenido para su consecuente reconocimiento de ingresos en base al mismo.
Para cada período contable se indica las cantidades (en la unidad definida para el proyecto / hito) y automáticamente se produce su reconocimiento en ingresos.
Costos
Los costos de los servicios están dados por las horas de los Colaboradores aplicadas a los Clientes o Proyectos o Casos, donde su valuación está dada por la Banda Salarial.
También puede haber costos derivados de Compras, en cuyo caso, en la Factura del proveedor se puede indicar que el destino es específico y el proyecto asociado.
De esta forma, ya sea imputando horas o facturas a proyectos, y a su vez, asociando proyectos a los contratos, se podrá determinar la rentabilidad de cada proyecto.
Otros Elementos
Contrato
Este formulario documenta un Contrato con un cliente, donde se establecen todos los parámetros para la Facturación, así como el Ciclo y las fechas de inicio de cada uno de los conceptos facturables, así como de sus precios.
Objeto de Contrato
Constituye el elemento que está siendo objeto de la contratación, así por ejemplo para un servicio médico puede ser cada persona que es pagada por un cliente, para un servicio de mantenimiento de computadoras, cada tipo y serie de computadora que tiene mantenimiento, o para un servicio de alarma, cada una de las fincas u oficinas que tienen el servicio de alarma.
Colaborador
Persona interna a la empresa que brinda el servicio, puede ser un empleado, como puede ser tercerizado.
Banda Salarial
La banda salarial, permite estandarizar los costos de los colaboradores asociándolos a las mismas. Representan el costo estándar de un tipo de colaborador en base a su calificación y no a su remuneración real.
De esta forma, no se afecta la rentabilidad de proyectos por tener colaboradores con remuneraciones mayores o menores a la banda y evita que se elija el colaborador a prestar el servicio por su costo, debiendo ser elegidos en base a su calificación para prestar el servicio.
El costeo de horas de servicio puede ser tanto en base a remuneración real, como en base a costo de la banda.
Proyecto
El Proyecto es la unidad básica de costeo de un servicio, ya sea puntual o repetitivo y permite definir la forma de reconocimiento del mismo cuando dependa de la consecución de determinados hitos, así como la trazabilidad y rentabilidad de los mismos.
Ciclo
El Ciclo de facturación, determina la fecha en que se deberán facturar los contratos asociados al mismo.
Servicios
El Servicio es una unidad de configuración que permite asignar las cuentas a utilizar para su facturación, diferimiento y reconocimiento posterior, así como su frecuencia.