Ventas y Cobranzas
El módulo de Ventas y Cobranzas maneja el proceso de la venta desde que llega el pedido u orden de compra del cliente hasta que se cobra.
La compañía se organiza en Locales de Venta, los cuales tienen Territorios asignados (normalmente asociados a vendedores o ejecutivos de cuenta) y Cajeros (o cobradores).
A su vez, se puede optar por manejar "Cajas" que permiten agrupar lo facturado y cobrado por un Cajero y de esta forma obtener arqueos de caja para control, así como luego en el módulo de Tesorería asociar las mismas a los procesos de Asignación de Cobranza y Liquidación Financiera.
También es posible mantener listas de precios ya sea a nivel general, como para cada local, por tipo de cliente o por cliente individualmente considerado.
Proceso
El proceso comienza con la llegada del pedido u orden de compra, lo que genera una Nota de Venta (opcional), luego se procede a la Facturación de la referida nota de venta, la que cuando la forma de pago definida, tiene una cuenta corriente, pasa a la cuenta corriente del cliente y en estos casos, se tiene finalmente un Cobro en la forma de un recibo o una retención que nos hace el cliente.
Nota de Venta
La Nota de Venta es un formulario que documenta el pedido del cliente, no afecta los inventarios, pero permite la planificación de la compra de las mercaderías necesarias para satisfacerla o la Producción de la misma.
Aquí se deja constancia de los artículos que se estarían vendiendo, su costo y el margen esperado de la operación.
Siempre se pueden poner enlaces a los documentos de respaldo de la operación, en la medida que los mismos se mantengan en un almacenamiento que permita un referenciamiento con un link.
Facturación
La Facturación es un formulario donde se documentan los artículos que están siendo vendidos, en base a un tipo de documento, que establece si es Contado, Crédito, si es a favor o nota de crédito, los límites de marginación, etc.
Aquí se indica la forma en que se va a cobrar, ya sea crédito simple, cuotas, cheques diferidos, tarjetas de crédito, cheques o efectivo, lo cual puede ser definido de acuerdo a las necesidades del negocio.
También se referencia los documentos asociados, por ejemplo la factura base de una nota de crédito / débito.
Siempre se pueden poner enlaces a los documentos de respaldo de la operación, en la medida que los mismos se mantengan en un almacenamiento que permita un referenciamiento con un link.
Cobro
El Cobro es un formulario donde se documenta la recepción de formas de pago, así como retenciones o percepciones de los clientes.
En base a un tipo de documento, se define el tratamiento a darle y las formas de pago asociadas.
El documento, puede referenciar facturaciones que se encuentran en la cuenta corriente o dejarla en cuenta abierta para poder asociarlas en forma posterior a través de la aplicación de pago.
Siempre se pueden poner enlaces a los documentos de respaldo de la operación, en la medida que los mismos se mantengan en un almacenamiento que permita un referenciamiento con un link.
Aplicación de Pago
La Aplicación es un formulario que permite asignar o aplicar un pago (o Nota de Crédito) que está pendiente a facturas que aún tienen saldo.
Una vez creadas, deben ser confirmadas en la cuenta corriente para que tomen efecto.
Cliente
El Cliente es la persona física (o natural) o jurídica (o moral) a la que vendemos nuestros productos y/o servicios.
El formulario de Cliente permite recolectar la información básica de los mismos, sus datos fiscales, datos de contacto y situación crediticia.
Cuenta Corriente
La Cuenta Corriente de Clientes lista las facturas pendientes de cobro y permite desde la misma
- Consultar los documentos listados
- Disparar documentos asociados
- Ver las aplicaciones pendientes y generar aplicaciones de pago
- Consultar facturas individuales
- Generar estados de cuenta en PDF
- Descargar la cuenta corriente en formato Excel
- Enviar por correo electrónico a los clientes que tengan habilitada la opción, copia de la cuenta corriente
Reportes
Se cuenta con diferentes formas de obtener la información:
- Reportes de Facturación detallados, por factura o por identificador fiscal del cliente
- Reportes por forma de pago recibida
- Reportes de Antigüedad, para poder determinar los clientes con mayor atraso
- Estadística de Ventas, que es una tabla dinámica que permite revisar las ventas en las distintas dimensiones del negocio o exportar todos los datos a Excel
Otros elementos
Local de Venta
El Local de Venta es la ubicación física donde se realizan las ventas de la compañía.
Territorio
El Territorio representa al Vendedor o Ejecutivo de ventas al que se asignan las operaciones de venta.
Cajero
El Cajero o Cobrador, es la persona responsable por el cobro de las facturas de venta y por la disposición de dichos fondos.